Darbo rinka keičiasi greičiau nei daugelis spėja prie jos prisitaikyti. Vieną dieną darbuotojas puikiai išmano savo užduotis, o po kelių mėnesių įmonėje atsiranda nauji procesai, technologijos ar net visiškai nauja pareigybė. Ar tokioje situacijoje būtina metų metus mokytis iš naujo? Tikrai ne. Tinkamai suplanuotas persikvalifikavimas gali būti gerokai trumpesnis.
Verslui tai ypač aktualu. Dažnai paprasčiau padėti esamam darbuotojui įgyti papildomų kompetencijų nei ilgai ieškoti naujo specialisto. Darbuotojas jau pažįsta organizaciją, supranta jos veiklos principus ir žino komandą. Lieka vienas svarbus klausimas. Kaip suteikti jam būtent tas žinias, kurių reikės naujose pareigose?
Pirmiausia reikia suprasti, ko iš tikrųjų trūksta
Viena dažniausių klaidų – pradėti nuo mokymų paieškos. Pirmiausia verta pradėti nuo pačių pareigų.
Ką žmogus turės daryti kiekvieną dieną? Kokius sprendimus priims? Su kokiais įrankiais dirbs? Kokių klaidų reikėtų išvengti? Atsakymai į šiuos klausimus leidžia gana tiksliai suprasti, kokių kompetencijų darbuotojui trūksta.
Pavyzdžiui, darbuotojui pereinant į vadovaujančias pareigas nebūtinai reikia iš naujo mokytis profesinių savo srities pagrindų. Daug svarbiau gali būti išmokti deleguoti užduotis, teikti grįžtamąjį ryšį, planuoti komandos darbus ir spręsti konfliktines situacijas.
Todėl naudinga palyginti dabartines darbuotojo kompetencijas su tomis, kurių reikės naujoje pozicijoje. Taip atsiranda aiškus mokymosi planas.
Jame gali būti:
- jau turimos ir naujose pareigose pritaikomos kompetencijos;
- žinios, kurias būtina įgyti prieš pradedant naują darbą;
- įgūdžiai, kuriuos galima lavinti jau dirbant;
- užduotys, kurias verta atlikti kartu su labiau patyrusiu kolega;
- kompetencijos, kurias reikės periodiškai atnaujinti;
Toks sąrašas padeda išvengti nereikalingo mokymosi. Darbuotojas koncentruojasi ne į viską iš eilės, o į konkrečius gebėjimus.
Mokytis verta mažais etapais
Ar galima per savaitgalį pasiruošti visiškai naujai profesijai? Dažniausiai ne. Tačiau per trumpą laiką galima išmokti vieną konkrečią naujo darbo dalį.
Būtent todėl greitas persikvalifikavimas neturėtų reikšti bandymo išmokti viską vienu metu. Daug efektyviau žinias suskaidyti į nedidelius etapus.
Pirmą savaitę darbuotojas gali susipažinti su naujais procesais. Kitą – pradėti naudoti reikalingus įrankius. Vėliau galima pereiti prie sudėtingesnių užduočių ir savarankiško sprendimų priėmimo.
Toks principas sumažina informacijos kiekį, kurį žmogui reikia apdoroti vienu metu. Be to, progresas tampa lengvai pastebimas. O matomas progresas motyvuoja.
Svarbus ir mokymosi tempas. Keli trumpesni mokymosi etapai per savaitę dažnai praktiškesni už vieną ilgą mokymų dieną. Ypač tada, kai žmogus tuo pat metu turi atlikti ir įprastas darbo užduotis.
Emokymai padeda mokymąsi suderinti su darbu
Persikvalifikuojant viena didžiausių problemų yra ne motyvacijos, o laiko trūkumas. Darbuotojas negali tiesiog kelioms savaitėms sustabdyti savo darbų ir užsiimti vien mokymusi. Todėl čia gali būti naudingi emokymai.
Jų principas paprastas. Mokymosi medžiaga pasiekiama internetu, todėl darbuotojas gali ją peržiūrėti tada, kai tam turi laiko. Vieną temą galima išmokti ryte, kitą – tarp suplanuotų darbų ar ramesniu darbo laikotarpiu.
Tai ypač patogu organizacijoms, kuriose tuo pačiu metu reikia apmokyti daugiau žmonių. Nereikia visų darbuotojų surinkti vienoje vietoje tuo pačiu metu. Mokymosi tempą galima pritaikyti prie skirtingų žmonių pasirengimo.
Vis dėlto vien pateikti mokymosi medžiagą neužtenka. Ji turi būti tiesiogiai susijusi su darbuotojo būsimomis užduotimis. Kuo greičiau žmogus gali panaudoti naujas žinias praktikoje, tuo didesnė tikimybė, kad jas prisimins.
Teoriją reikia kuo greičiau paversti praktika
Perskaityti, kaip atlikti užduotį, ir iš tikrųjų ją atlikti – du skirtingi dalykai.
Todėl persikvalifikavimo procesas neturėtų būti sudarytas vien iš teorinių mokymų. Gavęs pagrindines žinias darbuotojas turėtų kuo greičiau išbandyti jas realioje arba saugioje imituojamoje situacijoje.
Jeigu žmogus ruošiasi dirbti su klientais, galima surengti pokalbio simuliaciją. Jeigu jis pereina prie projektų koordinavimo, galima patikėti nedidelį projektą. Jeigu būsimos pareigos susijusios su duomenimis, verta pateikti realistišką užduotį ir paprašyti ją išspręsti.
Kodėl tai svarbu? Praktikoje labai greitai paaiškėja, kurios žinios jau suprastos, o kur dar kyla klausimų.
„Žmogus daug greičiau įsisavina naują informaciją, kai iš karto supranta, kur ir kaip ją panaudos savo darbe“, – sako mokymų specialistė Rasa.
Todėl mokymų rezultatas turėtų būti matuojamas ne vien pagal peržiūrėtos medžiagos kiekį. Daug svarbiau įvertinti, ar darbuotojas jau gali savarankiškai atlikti konkrečią užduotį.
Patyręs kolega gali gerokai sutrumpinti mokymosi kelią
Ne visas žinias galima sudėti į mokymų medžiagą. Kiekvienoje organizacijoje egzistuoja daugybė praktinių niuansų. Kaip sprendžiamos nestandartinės situacijos? Į ką kreiptis kilus problemai? Kurios užduotys iš tiesų yra skubios?
Tokios žinios dažniausiai perduodamos iš žmogaus žmogui.
Todėl persikvalifikuojančiam darbuotojui verta paskirti kolegą, kuris tam tikrą laiką galėtų būti jo mentoriumi. Tai nebūtinai turi būti formalus procesas su ilgais susitikimais. Kartais pakanka reguliaraus 15 ar 20 minučių pokalbio.
Darbuotojas gali aptarti per savaitę kilusius klausimus, klaidas ir sudėtingesnes situacijas. Patyręs kolega savo ruožtu gali parodyti trumpesnius problemų sprendimo būdus.
Tai padeda išvengti situacijos, kai žmogus teoriškai jau pasiruošęs naujoms pareigoms, tačiau kasdienybėje vis dar nežino, nuo ko pradėti.
Reikia aiškaus termino ir konkrečių tikslų
Mokytis „kol būsi pasiruošęs“ nėra labai aiškus planas. Kada žmogus jau pasiruošęs? Po mėnesio? Po pusmečio?
Persikvalifikavimas vyksta sklandžiau, kai darbuotojas žino konkrečius tarpinius tikslus. Pavyzdžiui, po pirmųjų dviejų savaičių jis turi savarankiškai atlikti tam tikras užduotis. Po mėnesio – gebėti valdyti visą procesą su minimalia pagalba.
Tikslai turėtų būti susieti su realiais veiksmais, o ne vien mokymų baigimu. Faktas, kad žmogus peržiūrėjo visą mokymosi medžiagą, dar neįrodo, kad jis pasiruošęs naujai pozicijai.
Geriau klausti kitaip. Ar darbuotojas gali atlikti užduotį? Ar supranta, kodėl priima konkretų sprendimą? Ar žino, ką daryti nestandartinėje situacijoje?
Tokie klausimai daug geriau parodo tikrąjį pasirengimą.
Persikvalifikavimas neturi baigtis pirmąją naujo darbo dieną
Dar viena klaida – manyti, kad mokymasis baigiasi darbuotojui oficialiai perėjus į naują poziciją. Iš tiesų būtent tada prasideda svarbiausias etapas.
Pirmosios savaitės naujose pareigose leidžia pastebėti realias žinių spragas. Vienos užduotys pasirodo lengvesnės nei tikėtasi. Kitos – sudėtingesnės. Todėl po kelių savaičių verta peržiūrėti pradinį mokymosi planą.
Kas jau sekasi gerai? Kur darbuotojui vis dar reikia pagalbos? Kokios situacijos kartojasi? Atsakymai padeda nuspręsti, kokių papildomų mokymų reikia.
Čia svarbus ir vadovo grįžtamasis ryšys. Jis neturėtų apsiriboti klaidų nurodymu. Daug naudingiau konkrečiai parodyti, kas jau atliekama tinkamai ir kurį įgūdį reikėtų stiprinti toliau.
Greitas persikvalifikavimas nėra bandymas per kelias dienas žmogų paversti visiškai naujos srities ekspertu. Jo tikslas – kuo trumpesniu keliu suteikti darbuotojui tas kompetencijas, kurių jam iš tikrųjų reikia. Aiškiai apibrėžtos žinių spragos, trumpi mokymosi etapai, emokymai, praktinės užduotys ir patyrusio kolegos pagalba gali šį kelią gerokai sutrumpinti. O verslui tai reiškia daugiau lankstumo. Užuot kiekvienam naujam poreikiui ieškojusi naujo žmogaus, organizacija gali auginti kompetencijas savo komandos viduje.
